Você já parou para analisar quanto do seu lucro real está escorrendo pelo ralo simplesmente porque o seu sistema de vendas não “conversa” adequadamente com a sua contabilidade? No dia a dia exaustivo de uma farmácia, entre o balcão e a gestão de estoque, é comum que o empresário foque apenas no faturamento bruto. No entanto, o setor farmacêutico opera sob uma das legislações tributárias e sanitárias mais complexas do Brasil. O erro aqui não custa apenas uma multa; ele pode custar a viabilidade do negócio. O grande vilão silencioso das farmácias, especialmente as que estão no Simples Nacional, é a falta de segregação da tributação monofásica.
Muitos contadores generalistas acabam calculando o imposto sobre o faturamento total, ignorando que o PIS e a COFINS de boa parte dos medicamentos já foram recolhidos pela indústria ou pelo importador. Na prática, se você não separa esses itens na hora de declarar, você está pagando o mesmo imposto duas vezes. O impacto real no seu caixa Imagine uma farmácia de bairro que fatura R$ 150.000,00 por mês. Se 70% desse estoque for composto por produtos de incidência monofásica e essa informação não for filtrada corretamente no sistema contábil, o empresário pode estar pagando cerca de R$ 2.000,00 a R$ 4.000,00 a mais de impostos todos os meses. Em um ano, estamos falando de quase R$ 50.000,00 que poderiam ser reinvestidos em estoque ou marketing, mas que foram entregues indevidamente ao Fisco.
Para resolver isso, a gestão contábil precisa realizar uma auditoria constante nos NCMs (Nomenclatura Comum do Mercosul) cadastrados no seu software de gestão. Se o cadastro estiver errado, a nota fiscal sai errada e o imposto é gerado a maior. É um efeito dominó que só se interrompe com revisão técnica. O rigor dos psicotrópicos e o SNGPC Se a tributação mexe com o bolso, o controle de medicamentos controlados (os psicotrópicos) mexe com a existência legal da farmácia. O gerenciamento através do SNGPC (Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados) exige uma precisão cirúrgica. Aqui, a contabilidade estratégica atua além dos números fiscais, auxiliando no compliance operacional.
Um erro de digitação de um lote ou a perda de um prazo de escrituração de receita no sistema pode gerar: Interdição sanitária do estabelecimento. Suspensão da venda de controlados (que costumam ter margens melhores). Processos administrativos que consomem meses de energia e recursos jurídicos. A integração entre o que o farmacêutico lança no sistema e o que a contabilidade recebe precisa ser absoluta. O inventário físico de psicotrópicos deve bater centavo por centavo com o inventário fiscal. Se a Vigilância Sanitária bater à porta e encontrar dez caixas de um antidepressivo no armário, mas o sistema acusar doze, a explicação “foi um erro de lançamento” raramente evita a autuação.